Offene Ladenkasse - und deren Alternativen

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Kassensysteme. Die Nutzung offener Registrierkassen bietet in bestimmten Bereichen gewisse Vereinfachungen gegenüber der Nutzung elektronischer Registrierkassen. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen jedoch vollständig und einzeln erfasst werden.
Auf fortlaufend nummerierte Belege sollten Nutzer besonders achten, da es technisch nicht möglich ist, betrugsgefährdete Einkünfte zu erfassen.
Offene Registrierkassen oder „Schubladenkassen“ funktionieren nur per Hand und speichern keine Daten. Das heißt, die Registrierkasse wird ohne technische Funktion wie eine einfache Kasse verwendet. Tagesbelege werden als Tagesberichte manuell erfasst und im Kassenbuch abgelegt. Diese „Handarbeit“ ist eine Fehlerquelle und daher, falls vorhanden, eher für kleine Betriebe wie Convenience-Stores oder Cafés geeignet. Manche Händler arbeiten immer noch mit solchen einfachen Registrierkassen im Markt.

Offene Ladenkasse - Die Vorteile

• geringe Anschaffungskosten
• braucht keine Stromversorgung

Offene Ladenkasse - Die Nachteile

• Keine Möglichkeit für detaillierte Umsatzstatistiken
• Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung ist meist mit hohen Auflagen verbunden
• Belege müssen handschriftlich einzeln erstellt werden
• hoher Zeitaufwand
• erhöhtes Fehlerrisiko

 

Die Vorschriften

Auch im digitalen Zeitalter ist es noch legal, eine offene Ladenkasse zu führen. Sie sind jedoch nur für Barzahlungen geeignet. Jeder Bezahlvorgang muss protokolliert werden. Dazu müssen Einzelhändler Dokumente oder Quittungen für jeden Kunden manuell erstellen. Das fordert auch der Gesetzgeber. Daher ist eine konsistente Kassenabrechnung nach Geschäftsschluss für die Verwaltung des Betriebes unerlässlich.

Kassenabrechnungen müssen handschriftlich erstellt und zeitgerecht, vorzugsweise bis zum Ende des Geschäftstages, ausgefüllt werden. Die Berichterstellung in Excel ist nicht zulässig.

Quittungen für Bareinzahlung, Barauszahlung und Einzahlung müssen jedem Geldeingang beiliegen. Jeder Kassenbon sollte sorgfältig aufbewahrt und am besten fortlaufend nummeriert werden. Das Zählprotokoll ist auch nützlich, um die Anzahl der gezählten Scheine und Münzen aufzuzeichnen. Hat ein Geschäftsjahr beispielsweise 280 Geschäftstage, so sind genau 280 solcher Barzahlungen erforderlich. Diese Kassenabrechnungen werden dann buchhalterisch in das Kassenbuch verbucht.
Im Rahmen der sogenannten Kassenprüfung kann der Betriebsprüfer die Kasse und den Kassenbestand ohne Vorankündigung prüfen. Eine sorgfältige Erfassung der Belege ist unerlässlich. Offene Ladenkassen sind im Wesentlichen ein Relikt aus dem nicht-digitalen Zeitalter. Obwohl offene Kassen weiterhin genutzt werden können, sollten Unternehmer über ein modernes Kassensystem nachdenken. Das vermeidet nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern spart dauerhaft auch Kosten und erhöht sogar die Kundenzufriedenheit.  

Die Alternativen

In der aktuellen Zeit entscheiden sich viele Nutzer deshalb für moderne Kassensysteme. Auch wenn die Anschaffungskosten zu Beginn natürlich höher liegen, erspart man sich doch eine Menge Zeit, Fehler und Frustration. Außerdem kann man dann auch gelassener auf dem Besuch eines Prüfers entgegensehen.

Weitere Informationen zu webbasierten Kassen oder windowsbasierten Kassensystemen findet ihr in unserem Ratgeber. Nutzt auch gerne jederzeit unsere kostenfreie Bratungsgespräche.